お悩みカット!

【最大限効率化】ミーティングを30分以内で終わらせてみませんか?【第1回お悩みカット!】

お疲れ様です!20主将の溝渕です!

コロナ禍、部活の時間が限られる今、ミーティングの時間は短く、質の高いものにしていきたいもの。

そこで、本記事では、ミーティングの最大限効率化する方法について解説します。

ミーティングをする意味

まず初めに、ミーティングをする意味について考えてみたいと思います。

私が考える、ミーティングをする意味は

  • その場ですぐに疑問点をすぐに聞ける
  • 複雑な議論を理解しやすい
  • 納得感が得られやすい
  • そこからの決定事項を決めやすい

だと思っています。

逆に、これら以外の目的でミーティングをしても時間の無駄だと感じています。

そこで、次の章では、30分でミーティングを終わらせるためにどのような工夫をしていくかということについて解説します!

30分でミーティングを終わらせるために

資料を読み上げるだけの説明をしない

資料を読めば分かることは、わざわざ読み上げなくていいです。

そのまま読み上げられるくらいなら、読んだ方が早い…

事前に資料を共有しておき、それを読んでおいてもらった上で、

疑問点を質疑応答した方が、短く確実に疑問点を取り除けるのではないかと考えています。

お悩みカット!で提案するブログ記事を資料として事前に配布しておけば、隙間時間に読め、分かりやすく、振り返りもしやすいのではないでしょうか?

お悩みカット!ポイント

事前にブログ記事として資料を配布して、目を通しておいてもらう(前提条件の共有)。その上で、疑問点などを整理してから来てもらう。

全員に意見を聞いていく時間をなくす

全員に意見を聞くのは、死ぬほど時間がかかります

おいおい、周りの意見聞くつもりないってことか!?

異なる意見を持っているのであれば、躊躇わずに言うべきです。

ですが、全員が賛成している意見、またはどちらでもいいと思っている意見に対してまで、全員に意見を述べさせる時間ほど無駄なものはないと思います。

けど、他人が喋ってる中で割り込むのってきつくないすか…

そこで、意見や疑問点が出てきたタイミングでZOOMの挙手機能を使い、進行役が指名していけばよいのではないかなと思います!

提案第1号です!ありがとうございます!!
お悩みカット!ポイント

疑問点や意見は挙手ボタンで!

終了条件が曖昧なミーティングをやめる

何を決めたら終わるのかがよく分からない状態でミーティングをしてしまうと、話し合った感だけが残るミーティングになってしまいます

メンバーが早く話し合いを終わらせたいと思っていても、「これを決めたら終わり!」という終了条件が分からないと、協力しようがないのです。

具体的には、

  • 部の問題を洗い出すだけでいいのか?
  • その対策まで考えるのか?
  • 対策を行う役割の分担までしなければいけないのか?

などといったことです。

進行役が、初めにミーティングの終了条件を示せばよいと思います。

お悩みカット!ポイント

ミーティングの初めに終了条件を示す。

結局何が決まったのか分からないミーティングをやめる

これもありがちだと思います。話し合う過程に満足してしまい、何も決まらずに終わってしまうこと、ありますよね。

そこで、ミーティングの最後の5分間は、その日の決定事項を振り返る時間にします。

先程の終了条件と見比べて、そこで決め漏れがあった場合には、そこを補います。

お悩みカット!ポイント

ミーティングの最後5分間は、その日の決定事項を振り返る時間にする。

その他の時間を短くする工夫

ブレインストーミングもやめてみる

ミーティングで意見を出すとなれば、一般的なのは、とにかく意見を出し合うブレインストーミングだと思いますし、実際多くの組織などで取り入れられています。

ですが、試行期間は一旦ブレインストーミングもやらずにいきたいと思います。

ブレインストーミングをやめてみたい理由は以下の記事で解説しています!

【普通のブレストはもう古い?】真の革新案は『24時間365日ブレスト』によって生まれる!お疲れ様です!20主将の溝渕です! 先日、千葉大卓球部のお悩みカット!という企画をスタートさせました。 この企画のコンセプト...

この記事でも述べた通り、お悩みカット!企画のコンセプトは、常にブレインストーミングをやっているという感じです。

ブレインストーミングのアイデアの付箋1枚1枚が、お悩みカット!のアイデアになるイメージだね!

あえて会議中のブレインストーミングをやめてみて、思いついたアイデアはお悩みカット!企画で片っ端から試すという方法をやってみたいと考えています。

お悩みカット!ポイント

ブレインストーミングの代わりにお悩みカット!企画をする。

時間上限を物理的に30分にしてしまう

どんなに興味深い話や議論でも、集中力は30分が限界だと思ってます。

めっちゃ楽しい教授の授業でも、90分はきつぎる…

30分上限を守るために、ZOOM無料会員のアカウントでZOOMを主催します。

ZOOMは無料会員だと、ミーティングは40分上限で自動的に切れます

ZOOMも無料会員のミーティングはカットするんだね!
全組織がこの緊張感で、集中して30分ミーティングをすれば無駄な会議は減る!?

メンバーが集まるまでの時間もあることを考えると、話し合う時間は30分程度になります。

お悩みカット!ポイント

ZOOM無料会員で会議を主催し、上限40分(話し合い30分)厳守!

時間を見える化する

これは大した解決策にはならないかもしれませんが、Time Timerというアプリを用いて、時間を見える化します。

こうすることで、時間が見えるようになるので、時間を意識しながらミーティングができるのでは?と考えています。

お悩みカット!ポイント

Time Timerで時間を見える化する。

まとめ

本記事では、私からの提案として、ミーティングを30分以内に終わらせるために

  • 事前にブログ記事として資料を配布して、目を通しておいてもらう。その上で、疑問点などを整理してから来てもらう。
  • 疑問点や意見は挙手ボタンで!
  • ミーティングの初めに終了条件を示す。
  • ミーティングの最後5分間は、その日の決定事項を振り返る時間にする。
  • ブレインストーミングの代わりにお悩みカット!企画をする。
  • ZOOM無料会員で会議を主催し、上限40分(話し合い30分)厳守!
  • Time Timerで時間を見える化する。

といったことを提案させていただきました。

アクションプランと、試行期間は以下の通りです。

アクションプランと試行期間

<アクションプラン>
お悩みカット!ポイントを踏まえてミーティングを行う

<試行期間>
2週間

とりあえず2回くらいこの形式のミーティングをして、決定漏れなどがないかを振り返っていきたいです!

これらを実践して、無駄のないミーティングを目指していきたいと思っています!

ミーティングを早く終わらせて、早く寝るぞ!!

それでは!!

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